Politique de confidentialité
1. Objet et champ d'application :
La protection de la vie
privée est importante pour CIRCADS Inc. La présente Politique sur la protection
des renseignements personnels concernant les clients de CIRCADS (la
« Politique ») est conçue de manière à respecter les lois canadiennes
régissant la protection des renseignements personnels et vise à décrire les
pratiques suivies par CIRCADS en matière de collecte, d'utilisation, de gestion
et de divulgation des renseignements personnels concernant les personnes qui
cherchent à devenir, sont ou ont été clients de CIRCADS.
La Politique s'applique aux
renseignements personnels détenus par CIRCADS ou sous son contrôle, y compris
les renseignements communiqués à des tiers à des fins de stockage ou de
traitement.
2. Définitions :
« renseignements
personnels » : renseignements concernant une personne physique, qui
permettent d'identifier cette personne, indépendamment de la nature du support
sur lequel elle est détenue et de la forme sous laquelle elle peut être
consultée. Les informations concernant une personne morale telle qu'une
entreprise ou une société ne constituent pas des informations personnelles.
« client » : une
personne qui utilise ou demande à utiliser les produits, services ou
installations de CIRCADS, à savoir son site web, et toute autre application ou
plate-forme de communication ou d'échange d'informations.
« tiers » : une
personne physique ou morale autre que CIRCADS, ses employés ou ses clients.
3. Nos responsabilités :
Section 1 :
Responsabilisation
Le mandat de mettre en
œuvre et d'appliquer la Politique est confié à :
Bartek Kostrz
Vice-président, Affaires
juridiques, Secrétaire général
et Responsable de la
protection de la vie privée de CIRCADS
Il incombe également au
Responsable de la protection de la vie privée de prendre des décisions
concernant la communication de renseignements personnels à la personne
concernée ou à ses représentants, aux partenaires ou collaborateurs de CIRCADS
ou à des tiers, y compris à la police ou aux autorités judiciaires. Ces
décisions seront prises en conformité avec les lois applicables et la
Politique.
En cas d'absence de l'agent
de protection de la vie privée ou en cas d'urgence où l'agent de protection de
la vie privée ne peut être joint en temps opportun, la responsabilité de
l'application de la Politique et du pouvoir décisionnel concernant la
communication de renseignements personnels sera exercée par la personne à qui
l'agent de protection de la vie privée a délégué son pouvoir en matière de
protection de la vie privée.
Section 2 : Collecte et
utilisation des renseignements personnels
Les renseignements
personnels qui sont recueillis comprennent des renseignements sur votre
identité, tels que votre prénom et votre nom de famille, votre adresse
résidentielle, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ; des
renseignements financiers vous concernant et vos achats, tels que le mode de
paiement utilisé et la valeur des biens et services achetés et des
renseignements concernant vos déplacements.
Dans la plupart des cas, CIRCADS
recueille des renseignements personnels directement auprès de vous. Toutefois, CIRCADS
peut également recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès
de tiers avec votre consentement ou sans votre consentement si la loi
l'autorise, par exemple lorsque la collecte de renseignements est manifestement
dans votre intérêt et que votre consentement ne peut être obtenu en temps
opportun.
CIRCADS ne recueille et
n'utilise que les renseignements personnels nécessaires aux fins suivantes :
1. Fournir des produits et services
Par exemple, nous pouvons
collecter et utiliser votre adresse ou votre adresse e-mail pour vous envoyer
par tout moyen approprié les produits et services que vous avez demandés.
2. Traiter un paiement associé à l'utilisation de nos produits,
services et installations
Par exemple, nous
recueillons et utilisons des informations financières pour traiter les
paiements associés à votre utilisation des services de CIRCADS.
3. Se conformer à nos obligations légales et réglementaires
Par exemple, nous pouvons
recueillir et utiliser des renseignements personnels pour nous conformer à une
ordonnance d'un tribunal ou pour faire rapport aux gouvernements.
4. Pour améliorer les produits, les services et les installations
que nous offrons
Par exemple, nous menons
des sondages sur la satisfaction des clients afin d'améliorer nos produits, nos
services et nos installations.
5. Répondre aux questions, commentaires et suggestions
Par exemple, lorsque des
questions nous sont envoyées par l'intermédiaire de la page «Nous contacter» de
notre site Web,
6. Pour établir votre identité
Par exemple, nous voulons
nous assurer que vous avez les qualifications que vous dites avoir.
7. Pour vous contacter par marketing direct
Par exemple, nous pouvons
utiliser vos coordonnées pour vous fournir des informations sur de nouveaux
produits, services et installations.
8. Pour améliorer votre expérience en ligne
Par exemple, votre
utilisation du site Web ou de l'application de CIRCADS nous permet de compiler
automatiquement des informations concernant votre profil d'utilisateur, qui
peuvent inclure l'adresse IP de votre ordinateur, le système d'exploitation que
vous utilisez, l'identité de votre fournisseur de services Internet, la date et
l'heure auxquelles vous avez accédé au site Web ou à l'application de CIRCADS,
le site Web ou l'application que vous avez visité précédemment et qui vous a
fourni un lien vers le site Web ou l'application de CIRCADS, ainsi que le
contenu consulté et téléchargé sur notre site Web ou application. Pour ce
faire, notre site Web, comme la plupart des autres sites Web, utilise des
cookies, qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. CIRCADS
utilise ces informations pour adapter son site Web à vos préférences, y compris
les publicités affichées, et pour compiler des statistiques sur la consultation
et l'utilisation de son site Web afin de l'améliorer. Comme la plupart des
navigateurs Internet, il est possible d'effacer les cookies du disque dur de
votre ordinateur, de bloquer la création de cookies ou de recevoir un
avertissement avant l'enregistrement d'un cookie. Si vous le faites, votre
utilisation de notre site Web pourrait être affectée et vous pourriez ne pas
être en mesure d'accéder à toutes ses caractéristiques.
Vos renseignements
personnels ne seront pas utilisés à d'autres fins que celles mentionnées
précédemment, sauf avec votre consentement ou dans les cas et conditions prévus
par la loi.
Section 3 : Communication
de renseignements personnels
CIRCADS reconnaît que, sauf
dans les cas décrits ci-dessous et dans les autres conditions prévues par la
loi, la communication de renseignements personnels nécessite votre consentement
lorsqu'ils sont communiqués à des tiers.
Conformément à la loi
applicable, par exemple, CIRCADS peut communiquer vos renseignements personnels
sans votre consentement dans les situations suivantes :
1. la communication est faite à un avocat du
Canada ou à un avocat ou à un notaire - qui représente CIRCADS ;
2. dans le but de recouvrer une créance ;
3. cela est requis en vertu d'une assignation à
comparaître, d'un mandat ou d'une ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou
d'un organisme ayant le pouvoir d'exiger la production de renseignements ou
exigée en vertu des règles de procédure relatives à la production de documents
;
4. pour une institution fédérale - ou à une
subdivision d'une telle institution - qui a demandé l'information en
mentionnant la source de l'autorité légitime à l'appui de son droit de
l'obtenir et le fait, selon le cas, que :
(i) elle soupçonne que les renseignements sont
liés à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des
affaires internationales ;
(ii) la communication est demandée aux fins du
contrôle de l'application des lois canadiennes, provinciales ou étrangères, de
la conduite d'enquêtes liées à ce contrôle de l'application ou de la collecte
de renseignements relatifs à la sécurité aux fins de l'exercice de ce contrôle
de l'application ;
(iii) elle est demandée aux fins de
l'application du droit canadien ou provincial ;
5. cela est à l'initiative de l'organisation, à
un organisme d'enquête, à une institution gouvernementale ou à l'une de ses
subdivisions et l'organisation, selon le cas, a des motifs raisonnables de
croire que les renseignements se rapportent à la violation d'un accord ou à une
violation d'une loi fédérale, provinciale ou étrangère qui a été, est ou est
sur le point d'être commis ou soupçonne que les renseignements se rapportent à
la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires
internationales ;
6. pour quiconque a besoin de l'information en
cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute
personne et, lorsque la personne concernée par l'information est encore en vie,
l'organisation doit en informer cette personne par écrit sans délai ;
7. à des
fins statistiques ;
8. il s'agit d'informations de nature
réglementaire auxquelles le public peut avoir accès ;
9. cela est exigé par la loi.
CIRCADS peut également
partager vos renseignements personnels sans votre consentement avec ses agents,
mandataires, consultants, gestionnaires de données et autres fournisseurs de
services si ces renseignements sont nécessaires à l'exécution de leurs mandats
ou de leurs ententes de services. Dans tous les cas, les renseignements
personnels vous concernant seront utilisés pour fournir des services
spécifiques et seront conservés sur une base confidentielle conformément à la
présente Politique.
Section 4 : Consentement
Pour que le consentement à
la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels
soit valide, les fins doivent être énoncées de manière à permettre à la
personne de comprendre raisonnablement comment les renseignements seront
utilisés ou communiqués.
Lorsque vous nous
fournissez des renseignements personnels, vous consentez à leur utilisation de
la manière décrite dans la Politique et clarifiée au moment où ils sont
recueillis. Selon la nature et la sensibilité des renseignements personnels,
votre consentement peut être explicite, par exemple, en cochant une case pour
indiquer que vous consentez à la collecte, à l'utilisation ou à la
communication de vos renseignements personnels. Votre consentement peut
également être implicite, par exemple lorsque le but de l'utilisation de vos
renseignements personnels est raisonnablement apparent.
Sous réserve de toutes les
restrictions légales et contractuelles et d'un préavis raisonnable, vous pouvez
refuser de donner votre consentement ou retirer votre consentement à tout
moment. Le refus ou le retrait de votre consentement peut toutefois empêcher CIRCADS
de vous fournir un produit ou un service ou de vous donner accès à certains de
ses services.
Vous pouvez refuser ou
retirer votre consentement en nous contactant. Vous pouvez refuser ou retirer
votre consentement en nous contactant à info@CIRCADS.com . Notre personnel vous
expliquera vos choix et les conséquences de votre refus ou retrait de
consentement, et notera vos choix dans nos dossiers.
Section 5 : Exactitude des
informations
CIRCADS reconnaît qu'il est
important que les renseignements personnels concernant ses clients soient
exacts, complets et à jour et, à cette fin, a mis en place des mesures
raisonnables pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements
selon les fins auxquelles ils sont destinés. Toutefois, il incombe au client
d'informer CIRCADS de tout changement important concernant ses renseignements
personnels au cours de sa relation d'affaires avec CIRCADS.
Section 6 : Mesures
d'archivage et de protection
CIRCADS a mis en place
divers moyens pour s'assurer que vos renseignements personnels sont protégés
contre le risque de perte et de vol, ainsi que le risque d'accès non autorisé,
de communication, de reproduction, d'utilisation, de modification ou de
destruction. Ces moyens comprennent les moyens physiques, administratifs et
électroniques (technologiques) qui sont raisonnables compte tenu du degré de
sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la
répartition, de la répartition, de la distribution et du format des
renseignements personnels et des méthodes de conservation.
CIRCADS révise et met à
jour de façon continue les mesures de sécurité mises en place pour protéger la
sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu'elle détient,
notamment les mesures technologiques pour tenir compte de l'évolution
technologique afin de contrer les risques d'intrusion injustifiés dans ses
bases de données et ses systèmes informatiques.
CIRCADS ne conserve les
renseignements personnels vous concernant que le temps nécessaire pour
atteindre l'objectif pour lequel ils ont été recueillis, pour répondre aux
exigences légales auxquelles ils sont soumis et pour le temps nécessaire pour
assurer la protection de ses intérêts commerciaux légitimes.
CIRCADS peut traiter et
archiver vos renseignements personnels au Canada ou aux États-Unis. Par
conséquent, les gouvernements, les tribunaux, les organismes d'application de
la loi ou les organismes de réglementation du Canada et des États-Unis, selon
le cas, peuvent avoir accès à vos renseignements en vertu des lois en vigueur
dans les territoires où l'information est située.
CIRCADS peut également
faire appel à des tiers fournisseurs de services (par exemple, des fournisseurs
d'hébergement de données ou de traitement des paiements) pour assurer la
gestion d'un ou de plusieurs aspects de nos activités commerciales, y compris
le traitement ou la gestion des renseignements personnels. Lorsque nous retenons
les services d'une société externe, nous utilisons des moyens contractuels ou
d'autres moyens appropriés pour nous assurer que vos renseignements personnels
sont protégés conformément à la loi applicable à CIRCADS et recueillis,
utilisés, conservés et détruits de manière à respecter la Politique. Si un
tiers à qui CIRCADS envoie des renseignements personnels vous concernant opère
dans une juridiction étrangère, la législation locale peut permettre aux
autorités locales précédemment énumérées d'accéder également à vos
renseignements personnels sans votre consentement.
Section 7 : Accès
Les clients ont le droit
d'accéder aux informations personnelles que CIRCADS détient à leur sujet. Les
demandes d'accès doivent être envoyées par écrit à l'agent de protection de la
vie privée, 407, boul. Saint-Laurent, bureau 800, Montréal, Québec, Canada, H2Y
2Y5 ou par courriel à info@CIRCADS.com.
Dans certaines situations,
conformément à la loi applicable, CIRCADS peut refuser de vous donner accès aux
informations personnelles vous concernant. Voici quelques exemples de telles
situations :
1.
la divulgation de ces renseignements révèle des renseignements personnels
concernant une autre personne ;
2.
la divulgation de ces informations révèle des informations commerciales
confidentielles ;
3.
les informations sont couvertes par le secret professionnel liant un avocat à
son client ;
4.
les renseignements ont été recueillis dans le cadre d'une enquête concernant le
non-respect d'une entente ou la
violation d'une loi fédérale ou provinciale.
Si l'accès ne peut vous
être accordé, CIRCADS vous informera par écrit des raisons de son refus.
Lorsque des renseignements
personnels vous concernant détenus par CIRCADS s'avèrent inexacts ou
incomplets, vous pouvez également soumettre à CIRCADS une demande de
rectification en suivant la même procédure que celle applicable à une demande
d'accès. Si l'information en question doit être corrigée, rayée ou complétée, CIRCADS
modifiera l'information en conséquence et, le cas échéant, transmettra
l'information modifiée aux tiers ayant accès à l'information en question.
CIRCADS s'engage à répondre
à toute demande d'accès ou de rectification dans les 30 jours suivant la date
de réception de la demande écrite, à moins que les circonstances n'autorisent CIRCADS
à prolonger ce délai. Dans un tel cas, CIRCADS enverra à la personne ayant fait
la demande, dans les 30 jours suivant la date de la demande, un avis de
prorogation informant la personne du nouveau délai et des raisons de la
prorogation.
L'accès à vos
renseignements personnels est généralement gratuit. Toutefois, CIRCADS peut,
conformément à la loi applicable, facturer des frais si elle informe la
personne ayant fait la demande du montant approximatif de ces frais avant de
répondre à la demande.
Section 8 : Révision de la
Politique
Les politiques et
procédures de CIRCADS visant à assurer la protection des renseignements
personnels sont mises à jour de façon continue. Veuillez consulter la dernière
version de la politique sur notre site Web à l'adresse www.CIRCADS.com. Une
copie de la politique peut également vous être envoyée par la poste sur demande
écrite à l'agent de protection de la vie privée, 407, boul. Saint-Laurent, bureau
800, Montréal, Québec, Canada, H2Y 2Y5 ou par courriel à info@CIRCADS.com
Section 9 : Vos questions
et préoccupations concernant le respect de la Politique par CIRCADS.
Vos questions et
préoccupations concernant la Politique et le respect de celle-ci par CIRCADS et
toute plainte à cet égard doivent être envoyées par écrit à l'agent de
protection de la vie privée, 407, boul. Saint-Laurent, bureau 800, Montréal,
Québec, Canada, H2Y 2Y5 ou par courriel à info@CIRCADS.com
L'agent de protection de la
vie privée fera enquête sur chaque plainte écrite qu'il reçoit. Si une plainte
est justifiée, l'agent de protection de la vie privée prendra les mesures
nécessaires pour la régler, y compris la modification de la politique ou de ses
procédures pour assurer la protection des renseignements personnels, s'il y a
lieu. Dans chaque cas, le plaignant sera avisé par écrit des résultats de
l'enquête.
Le responsable de la
protection de la vie privée rend compte chaque année au conseil
d'administration de CIRCADS du nombre de plaintes reçues au cours de l'année
précédente, de leur nature et des mesures prises en réponse à ces plaintes.
Pour toute question générale concernant la réglementation fédérale applicable à CIRCADS en matière de protection des renseignements personnels au Canada ou pour obtenir une copie de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, veuillez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3 ou visiter le site Web : www.privcom.gc.ca.
